Administratie Bedrijf Starten Tekstblog

De Accountant – de sleutel tot succes

Bedrijf starten: De Accountant – de sleutel tot succes

Wat zegt u: succes? Administratie? Wie er een onderwerp kan noemen dat stoffiger, saaier of lager op de prioriteitenagenda van de meeste startende ondernemers staat mag het zeggen? Eigen bedrijf starten en administratie doen? Dat besteed je toch liever zeker weten uit aan een administratie of accountantskantoor? En liefst zo voordelig mogelijk, want dit is slechts een kostenpost en dat niet alleen, ook nog eens een niet zo interessante, behalve dan voor de echte boekhouders en accountants. Die beginnen dan ook een bedrijf in die business.

Deze gedachtegang die ik toch om mij heen in de dagelijkse praktijk veelvuldig tegenkom, – overigens niet alleen bij starters – is de basis voor de opname van dit onderwerp in de top-10 van valkuilen waar startende ondernemingen failliet aan gaan. Maar administratie dat doe je toch alleen omdat het wettelijk verplicht is? En dan liefst het minimale want dit kost geld, al helemaal als je een accountant inschakelt. Wat moet ik hiermee als ondernemer en als starter heb je daar toch helemaal geen tijd voor, dat soort onbelangrijke dingen?

Waarom investeren in administratie?
Even ter vergelijking: grote organisaties besteden miljoenen euro’s aan eigen administratieve afdelingen, adviseurs en accountants om te zorgen dat de administratie en de processen daaromheen op orde zijn. Er wordt aan de accountants gevraagd om een verklaring te geven dat er op basis van het onderzoek dat zij uitvoeren ‘redelijke mate van zekerheid’ is dat de cijfers niet materieel (voor de leken: erg veel) afwijken van de werkelijkheid. De begrippen materialiteit en ‘redelijke mate van zekerheid’ zijn erg belangrijk omdat het niet zinvol is om alles te controleren; tot op de eurocent alles zeker willen weten kost (veel) meer dan dat het aan inzicht oplevert. Vanaf een bepaalde omvang van organisaties is een accountantsverklaring zelfs wettelijk verplicht. En de accountantsverklaring kan meer inhouden dan alleen de verklaring bij de jaarrekening, hierin is vaak ook meegenomen dat de zogenaamde interne controle procedures gewerkt hebben. Dit zijn organisatorische maatregelen en controles in het proces van de vastlegging van administratie. Deze checks waarborgen dat gegevens op een goede manier worden geregistreerd. Daarnaast zorgen interne controles ook dat gegevens juist worden geregistreerd en dat alle gegevens daadwerkelijk worden geregistreerd.

Een simpel voorbeeld hiervan is een typefout bij het invoeren van een factuur: € 10.000 in plaats van € 1.000. De tweede persoon die nakijkt of de factuur goed is ingevuld ziet dat er een fout is gemaakt en deze wordt gecorrigeerd zodat er niet per ongeluk € 9.000 teveel wordt betaald. Dit is een handmatige controle, dezelfde controle kan ook geautomatiseerd verlopen: het computersysteem weigert de invoer van de eerste gebruiker, omdat de factuurwaarde boven de € 2.000 is, wat normaalgesproken in dit proces niet voorkomt.

Meer dan cijfers alleen
Waarom zouden die grote organisaties zoveel moeite doen en zo ontzettend veel geld investeren om de administratie op orde te krijgen? De administratie geeft, mits één en ander goed is ingericht financiële en ook niet financiële informatie welke van belang is om een bedrijf aan te sturen. Met andere woorden als je slim je administratie op zet weet je of je op schema ligt. Het businessplan is hiervoor natuurlijk een minimum vereiste. Dit is het uitgangspunt. Als je je ondernemingsplan hebt opgesteld zou je elke maand of elk kwartaal je werkelijke cijfers ernaast kunnen leggen om te zien of je op schema ligt. Eventueel kun je je plannen onderweg bijsturen, in ieder geval kun je kijken naar de verschillen tussen het plan en de realiteit en een verklaring proberen te vinden voor deze verschillen. Een goede administratie (en wederom wil ik nogmaals benadrukken dat dit zowel financiële als niet-financiële informatie omvat) zorgt er voor dat je weet hoe het er voor staat met je eigen onderneming en kan de basis vormen voor het maken van beslissingen.

Een goede accountant is van groot belang!
Belangrijk vanuit het perspectief van de ondernemer is “Wat neem je op in de administratie?” naast het vastleggen van de onderdelen die verplicht zijn vanuit wet- en regelgeving die op je organisatie van toepassing is kun je ook nadenken over wat de belangrijkste factoren zijn die bepalen of je bedrijf succesvol is en wat en hoe je dat gaat bijhouden. Ook de wanneer vraag is van belang: als je op tijd weet dat er teveel budgetoverschrijding aan zit te komen op een bepaalde kostenpost kun je nog ingrijpen. Een goede accountant kan je hierbij helpen. Deze heren en dames hebben daar flink voor doorgeleerd en een schat aan ervaring vanuit de eigen cliëntenportefeuille. Het gaat daarin niet zozeer om de verwerking van de standaardelementen van de administratie. Het gaat met name om het advies dat ze je vanuit de intensieve opleiding en vele praktijkervaring kunnen geven. Een paar duizend euro extra voor een goede accountant kan je tienduizenden, of misschien een veelvoud daarvan aan financiële missers besparen of je zelfs redden van de ondergang. Ook voor andere zaken als verkoop kan het van belang zijn een accountantsverklaring te hebben, bijvoorbeeld bij de oplage van een publicatie, boek of krant. Je kunt wel roepen dat je een bepaald aantal haalt, met een accountantsverklaring weet je potentiële klant dat het waar is.

Overzicht accountants in Nederland
Er bestaat een complete lijst van alle accountants. Je kunt nagaan wie accountant is op de website van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (NBA)

Directe link naar het register:
Accountant-Administratieconsulent (AA))
Register Accountant (RA)

Vergunning inzake de wet toezicht accountantsorganisaties (WTA)
Voor het uitvoeren van bepaalde accountantscontroles is een vergunning vereist. Of een kantoor deze vergunning heeft is in te zien in het register van accountantsorganisaties op de website van de autoriteit financiële markten (AFM)

Investeer in een goede registratie van de belangrijke bedrijfskritische zaken in je administratie en zorg dat je van alle belangrijke processen voldoende informatie vastlegt om deze aan te kunnen sturen. Besteed voldoende aandacht aan het zoeken van een goede accountant. Ook als je deze niet direct nodig hebt. Als belangrijke zaken gaan spelen is het prettig als je iemand hebt om mee te sparren die de benodigde kennis en ervaring in huis heeft en wie je kunt vertrouwen.

Vincent Verbeek
Vincent Verbeek is opgegroeid in familiebedrijf ‘De Widt Accountants & Belastingadviseurs.’ Na een aantal jaren in loondienst werkzaam te zijn geweest als Senior Assistent Accountant en Senior Financial Controller bij grote internationale organisaties is hij een eigen administratie en consultancy kantoor begonnen in Rotterdam. Mede-eigenaar en oprichter van De Startersbox B.V. Zowel bij De Widt, Deloitte, Cadbury als De Startersbox veel ervaring opgedaan op het gebied van overnames. Interesses: ondernemerschap, sales, leiderschap, fusies en overnames, coaching en investeren.
You may also like
blog - name
What’s in a name? – Het kiezen van een goede bedrijfsnaam
blog - businessmodel
Bedrijf starten – Een succesvol bedrijfsmodel – waar voldoet dit aan?

Leave Your Comment

Your Comment*

Your Name*
Your Webpage


twee + 1 =

Nieuw! Gratis Online Training Webinar |"De 4 Elementen Van Succesvol Ondernemen"

Meldt je nu direct gratis aan en kies je datum en tijd!

x