Category : Bedrijf Starten

Administratie Bedrijf Starten Tekstblog

De Accountant – de sleutel tot succes

Bedrijf starten: De Accountant – de sleutel tot succes

Wat zegt u: succes? Administratie? Wie er een onderwerp kan noemen dat stoffiger, saaier of lager op de prioriteitenagenda van de meeste startende ondernemers staat mag het zeggen? Eigen bedrijf starten en administratie doen? Dat besteed je toch liever zeker weten uit aan een administratie of accountantskantoor? En liefst zo voordelig mogelijk, want dit is slechts een kostenpost en dat niet alleen, ook nog eens een niet zo interessante, behalve dan voor de echte boekhouders en accountants. Die beginnen dan ook een bedrijf in die business.

Deze gedachtegang die ik toch om mij heen in de dagelijkse praktijk veelvuldig tegenkom, – overigens niet alleen bij starters – is de basis voor de opname van dit onderwerp in de top-10 van valkuilen waar startende ondernemingen failliet aan gaan. Maar administratie dat doe je toch alleen omdat het wettelijk verplicht is? En dan liefst het minimale want dit kost geld, al helemaal als je een accountant inschakelt. Wat moet ik hiermee als ondernemer en als starter heb je daar toch helemaal geen tijd voor, dat soort onbelangrijke dingen?

Waarom investeren in administratie?
Even ter vergelijking: grote organisaties besteden miljoenen euro’s aan eigen administratieve afdelingen, adviseurs en accountants om te zorgen dat de administratie en de processen daaromheen op orde zijn. Er wordt aan de accountants gevraagd om een verklaring te geven dat er op basis van het onderzoek dat zij uitvoeren ‘redelijke mate van zekerheid’ is dat de cijfers niet materieel (voor de leken: erg veel) afwijken van de werkelijkheid. De begrippen materialiteit en ‘redelijke mate van zekerheid’ zijn erg belangrijk omdat het niet zinvol is om alles te controleren; tot op de eurocent alles zeker willen weten kost (veel) meer dan dat het aan inzicht oplevert. Vanaf een bepaalde omvang van organisaties is een accountantsverklaring zelfs wettelijk verplicht. En de accountantsverklaring kan meer inhouden dan alleen de verklaring bij de jaarrekening, hierin is vaak ook meegenomen dat de zogenaamde interne controle procedures gewerkt hebben. Dit zijn organisatorische maatregelen en controles in het proces van de vastlegging van administratie. Deze checks waarborgen dat gegevens op een goede manier worden geregistreerd. Daarnaast zorgen interne controles ook dat gegevens juist worden geregistreerd en dat alle gegevens daadwerkelijk worden geregistreerd.

Een simpel voorbeeld hiervan is een typefout bij het invoeren van een factuur: € 10.000 in plaats van € 1.000. De tweede persoon die nakijkt of de factuur goed is ingevuld ziet dat er een fout is gemaakt en deze wordt gecorrigeerd zodat er niet per ongeluk € 9.000 teveel wordt betaald. Dit is een handmatige controle, dezelfde controle kan ook geautomatiseerd verlopen: het computersysteem weigert de invoer van de eerste gebruiker, omdat de factuurwaarde boven de € 2.000 is, wat normaalgesproken in dit proces niet voorkomt.

Meer dan cijfers alleen
Waarom zouden die grote organisaties zoveel moeite doen en zo ontzettend veel geld investeren om de administratie op orde te krijgen? De administratie geeft, mits één en ander goed is ingericht financiële en ook niet financiële informatie welke van belang is om een bedrijf aan te sturen. Met andere woorden als je slim je administratie op zet weet je of je op schema ligt. Het businessplan is hiervoor natuurlijk een minimum vereiste. Dit is het uitgangspunt. Als je je ondernemingsplan hebt opgesteld zou je elke maand of elk kwartaal je werkelijke cijfers ernaast kunnen leggen om te zien of je op schema ligt. Eventueel kun je je plannen onderweg bijsturen, in ieder geval kun je kijken naar de verschillen tussen het plan en de realiteit en een verklaring proberen te vinden voor deze verschillen. Een goede administratie (en wederom wil ik nogmaals benadrukken dat dit zowel financiële als niet-financiële informatie omvat) zorgt er voor dat je weet hoe het er voor staat met je eigen onderneming en kan de basis vormen voor het maken van beslissingen.

Een goede accountant is van groot belang!
Belangrijk vanuit het perspectief van de ondernemer is “Wat neem je op in de administratie?” naast het vastleggen van de onderdelen die verplicht zijn vanuit wet- en regelgeving die op je organisatie van toepassing is kun je ook nadenken over wat de belangrijkste factoren zijn die bepalen of je bedrijf succesvol is en wat en hoe je dat gaat bijhouden. Ook de wanneer vraag is van belang: als je op tijd weet dat er teveel budgetoverschrijding aan zit te komen op een bepaalde kostenpost kun je nog ingrijpen. Een goede accountant kan je hierbij helpen. Deze heren en dames hebben daar flink voor doorgeleerd en een schat aan ervaring vanuit de eigen cliëntenportefeuille. Het gaat daarin niet zozeer om de verwerking van de standaardelementen van de administratie. Het gaat met name om het advies dat ze je vanuit de intensieve opleiding en vele praktijkervaring kunnen geven. Een paar duizend euro extra voor een goede accountant kan je tienduizenden, of misschien een veelvoud daarvan aan financiële missers besparen of je zelfs redden van de ondergang. Ook voor andere zaken als verkoop kan het van belang zijn een accountantsverklaring te hebben, bijvoorbeeld bij de oplage van een publicatie, boek of krant. Je kunt wel roepen dat je een bepaald aantal haalt, met een accountantsverklaring weet je potentiële klant dat het waar is.

Overzicht accountants in Nederland
Er bestaat een complete lijst van alle accountants. Je kunt nagaan wie accountant is op de website van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (NBA)

Directe link naar het register:
Accountant-Administratieconsulent (AA))
Register Accountant (RA)

Vergunning inzake de wet toezicht accountantsorganisaties (WTA)
Voor het uitvoeren van bepaalde accountantscontroles is een vergunning vereist. Of een kantoor deze vergunning heeft is in te zien in het register van accountantsorganisaties op de website van de autoriteit financiële markten (AFM)

Investeer in een goede registratie van de belangrijke bedrijfskritische zaken in je administratie en zorg dat je van alle belangrijke processen voldoende informatie vastlegt om deze aan te kunnen sturen. Besteed voldoende aandacht aan het zoeken van een goede accountant. Ook als je deze niet direct nodig hebt. Als belangrijke zaken gaan spelen is het prettig als je iemand hebt om mee te sparren die de benodigde kennis en ervaring in huis heeft en wie je kunt vertrouwen.

Read More
Bedrijf Starten Tekstblog

Subsidies aanvragen; een steuntje in de rug

Bedrijf starten: Subsidies aanvragen; een steuntje in de rug

Als je de betekenis en de achterliggende ontstaansredenen van het woord subsidie opzoekt kom je eigenlijk altijd per definitie uit op een activiteit, doel of vestigingslocatie welke economisch gezien niet haalbaar is. In één van de definities welke ik heb kunnen achterhalen werd zelfs de bewoording ‘noodlijdende industrietakken en gebieden’ gebruikt. Een subsidie is een bijdrage van een overheidsorgaan aan een persoon of organisatie teneinde een bepaalde activiteit te stimuleren. Als ondernemer iets om dus vooraf goed op te reflecteren. Want waarom zou je iets gaan doen dat economisch niet haalbaar is? Valt er dan (n)iets te verdienen en is er enig heil te vinden in het ondernemen in zo’n activiteit? Een eigen bedrijf starten moet toch minimaal een inkomen opleveren en liefst wil je natuurlijk winst maken met je bedrijf.

Tijdelijke en permanente subsidies
Je kunt een onderscheid maken tussen tijdelijke een permanente subsidies. Een tijdelijke subsidie kan aanduiden dat het opzetten, het starten van een activiteit economisch niet of moeilijk haalbaar is, wat wil zeggen dat er na een moeizame of langdurige opstartfase dus wel degelijk geld verdiend kan worden. In dat geval wordt ook wel de term “investeringspremie” gebruikt. Daarnaast zijn er verschillende permanente subsidies. Voor bedrijven en organisaties die van deze vorm van subsidie afhankelijk zijn, of deels afhankelijk zijn bestaat altijd het risico dat het betreffende overheidsorgaan deze subsidie stop zet en dat de activiteit moet worden gestaakt of fors ingekrompen. In de zorg en (duurzame)energie branche is vaak sprake van dit soort subsidies.

Toch kan het natuurlijk geen kwaad goed na te gaan of er subsidies beschikbaar zijn als je een bedrijf wilt starten, zeker als dat toch al je plan is om voor een bepaalde activiteit of branche te kiezen. Indien de overheid bij kan dragen aan het starten van je eigen bedrijf middels bepaalde subsidies voor startende ondernemers is dat natuurlijk mooi meegenomen. Veel subsidies zijn een bijdrage in de kosten van de investering in een bepaalde bedrijfsactiviteit, echter er zijn ook andere vormen van subsidie, zoals fiscale voordelen, garanties en achtergesteld krediet.

Houd je administratie op orde
Het is wel van belang, als voorwaarde voor het verkrijgen van één of meerdere subsidies dat je de administratie goed bijhoudt en voorafgaand aan de investeringen je aanvraag indient. Ook dient er verantwoording afgelegd te worden over begrote en werkelijke resultaten en is in veel gevallen een accountantsverklaring vereist. Dit brengt natuurlijk de nodige tijdsinvestering van de ondernemer en kosten met zich mee. Om na te gaan welke mogelijkheden er zijn voor jouw eigen bedrijf kun je bij een subsidieadviseur of goed accountantskantoor je laten adviseren.

Samengevat is er dus zeker geld te verdienen aan activiteiten die subsidiabel zijn. Als je ervoor kiest om een bedrijf te starten in Nederland, ga dan vooraf na of het mogelijk is om subsidie aan te vragen, wat de voorwaarden zijn én of je als startende ondernemer wel subsidie aan wilt en kunt vragen. Bij permanente subsidies is het van belang je activiteit zo in te richten dat bij het wegvallen van de subsidie kan worden ingekrompen of op een verantwoorde wijze de activiteit kan worden stopgezet. Een goede voorbereiding, je gezonde verstand gebruiken, je administratie goed bijhouden en risicobeheersing zorgt ervoor dat je als startende ondernemer optimaal van de subsidieregelingen kunt profiteren.

Read More
Bedrijf Starten Marketing Tekstblog

Nichemarketing: de kans voor startende ondernemers

blog - apprentice - massa marketing

Ik kijk graag naar allerlei tv-programma’s welke gaan over het ondernemen. Mijn favoriet bij uitstek is de Engelse versie van het programma “The Apprentice”. In het programma strijden 16 kandidaten voor een baan bij de “most belligerent boss” Lord Sugar, voormalig eigenaar van het computerbedrijf Amstrad, waarmee hij in de jaren 80 en 90 veel geld verdiend heeft. In het geval van het zevende seizoen, strijden de deelnemers om een kapitaalinjectie van 250.000 pond in een nog op te starten bedrijf. Naast het feit dat de serie vanaf de start in 2004 zorgt voor geweldig entertainment, kun je er een hoop ondernemerslessen uit leren.

EveryDog
Zo ook in de vijfde aflevering waarin de kandidaten de opdracht kregen om een product te lanceren in de branche van dierenvoeding. De ideeën vlogen in het rond en na een tijdje besloot de groep zich te richten op de gehele markt van hondenvoeding. Want, zo redeneerde men, als de gehele markt kon worden ingelijfd kon er veel geld verdiend worden. De naam werd “EveryDog”, ofwel voeding voor elke hond geschikt. De deelnemer die met het idee op de proppen kwam, droomde al over Everyvacation, EveryCar, EveryParfume etc. In de “boardroom” werd het idee natuurlijk keihard afgeschoten. Een product of dienst voor iedereen is wel de slechtste marketingstrategie die je kan bedenken vandaag de dag.

Veranderingen in de markt
Waarom? Vroeger werkte de strategie toch perfect? Denk aan de model T-Fords van Ford met zijn wereldberoemde slogan (in de marketingwereld) “In elke kleur verkrijgbaar, mits het zwart is!”. Redenen dat deze strategie nu niet meer werkt zijn er legio. De eerste reden is dat vandaag de dag er meerdere aanbieders zijn in bijna elke brede markt; dus een sterke differentiatie strategie (onderscheidende strategie) bereik je er niet mee. Een tweede reden is dat de concurrentie vaak moordend is in een massamarkt en de marges (winst) zeer klein. Verder zijn de klantbehoeftes van de consument veranderd van “needs” (benodigdheden) naar “wants” (producten of diensten die consumenten willen hebben in plaats van echt nodig hebben). Daarvoor is een goede kijk en analyse van de markt van groot belang; het bedrijf die deze behoeften het best weet aan te spreken, wint het grootste deel van de markt.

Nichemarkten grote kans voor startende ondernemers
Voor startende ondernemers betekent dat het veroveren van een grote markt waarbij producten gericht zijn op een brede groep, een bijna onmogelijke roeping is. Starters hebben geen grote budgetten voor uitgebreide marktonderzoeken en geldverslindende (reclame)campagnes, laat staan om een brand awareness uit te rollen op een groot publiek. De kracht van de startende ondernemer zit hem juist in de nichemarkt. De meeste nichemarkten zijn (nog) niet of nauwelijks ontgonnen grond, er zijn relatief weinig aanbieders (concurrenten) en het betreden van nichemarkten met een gericht en onderscheidend verhaal kan op korte termijn klantbindend en zeer lucratief zijn. Daarnaast zijn startende ondernemers nog flexibel en kunnen ze zich aanpassen aan de veranderingen binnen de nichemarkt zonder daar veel geld aan te spenderen. Vooral als de startende ondernemer vanuit zijn eigen leefwereld (hobby) of zijn passie het verschil kan maken met betere service, informatievoorziening en persoonlijke aandacht.

Winnaar van de betreffende aflevering van de Apprentice UK was de andere groep, die kattenvoeding voor zwaarlijvige katten ontwikkelde. Onder de naam “Catsize” was het de bedoeling om in de markt voor lightproducten voor katten te gaan. Een duidelijke nichemarkt dus. Het meeste geld kun je verdienen in markten waarbij je de consument kan aanspreken op een manier waarbij hij voelt dat de marketing en communicatie wel gericht op hem of haar moet zijn. De meest winstgevende markten van vandaag zijn dus de nichemarkten en niet de massamarkten. Richt je dus duidelijk op een nichemarkt, zodat de consument zich aangesproken voelt en de product of dienst bij jouw bedrijf koopt en niet bij een grote en machtige concurrent!

Read More
Bedrijf Starten Tekstblog

“Geef me geld dan kan ik beginnen!”

Bedrijf starten: “Geef me geld dan kan ik beginnen!”

Kort geleden sprak ik met één van de medewerkers van onze huisbankiers. Voordat hij zich op het MKB ging richten was hij werkzaam op een afdeling bij klanten met een omzet boven een miljoen euro. “Toen ik de overgang maakte naar de MKB afdeling ben ik me kapot geschrokken van de kwaliteit van de voorbereiding van de meeste startende ondernemers. Startende ondernemers realiseren zich vaak niet dat wij werken met het (spaar)geld van andere mensen of bedrijven dat wij weer uitlenen en dat ook wij dat weer moeten terugbetalen met een bepaald rendement of een vaste spaarrente.”

Uiteraard kunnen banken tot op zekere hoogte binnen zeer strenge regels geld scheppen. Te vaak denken startende ondernemers dat ze als ze een onderneming willen starten naar de bank kunnen gaan en dan zomaar een zak met geld mee krijgen om met hun bedrijf te beginnen. Of ze vergeten dat ze ergens van moeten leven: “Naar de KvK, inschrijven, ontslagbrief naar de baas en dan beginnen met nadenken, de eerste twee maanden was er een opdracht daarna bleek uiteindelijk dat dit een verkapte manier om de medewerker te ontslaan” Denk eens goed na over hoe je er voor zorgt dat je ook na de eerste periode voldoende inkomen hebt.

Uit ervaring gesproken
Zelf ken ik uit het verleden ook voorbeelden van startende ondernemers die klant geweest zijn. (inderdaad: geweest betekent uiteraard dat zijn bedrijf er nu niet meer is) “Zonder auto kan ik niet naar mijn klanten toe.” – zoek dan klanten in de buurt? probeerde ik “ja en dan, ik heb geen brochure.” – Maak die dan. –  Zelfs een uitnodiging voor een netwerkbijeenkomst welke ik had ontvangen en doorgegeven aan deze betreffende persoon, omdat ik zelf niet aanwezig kon zijn mocht niet baten. Een nummer 1 positie op Google met een toch kwalitatief zeer goed ogende website die zonder al te veel inspanningen al aardig bezocht werd was ook niet voldoende om deze ondernemer aan te sporen om advertentieposities te verkopen. Ga ondernemen!

Draai de rollen eens om
Het moge duidelijk zijn dat zowel de webdesigner als ikzelf nooit onze facturen betaald hebben gekregen (leermomentje) en dat deze startende ondernemer nooit zijn zak met geld heeft gekregen van de bank, ondanks een goed businessplan en een goede website. Een aanzienlijke bemoeienis en inbreng van de ondernemer (wat ik in de loop van de tijd ‘energie’ ben gaan noemen) in het tot stand komen van een ondernemingsplan en daarna in de uitvoering van het plan is vereiste voor een goede kans op acceptatie van een bank. Je denkt toch zeker zelf niet dat een bank gelooft dat je de komende maand EUR 10.000,- omzet gaat realiseren als je deze maand niets hebt verkocht en geen getekende contracten kunt laten zien?

Daarnaast doe je er ook goed aan om je eens in te leven in de rol van een bankier. Kijk vooraf naar je aanvraag vanuit het perspectief van de bank. Bedenk daarbij goed dat de bank zich voor een groot deel baseert op geldstromen welke zichtbaar zijn in jouw bankrekening en die van jouw onderneming. Als je op voorhand al weet dat jouw idee erg risicovol is en je hebt geen eigen geld en zekerheden, nog geen of onvoldoende omzet, dan kun je op voorhand natuurlijk zelf ook wel bedenken dat je financieringsaanvraag wordt afgewezen, want je gaat iemand geen geld lenen als je bijna zeker weet dat die persoon je dat niet kan terugbetalen, laat staan dat je er geld aan kunt verdienen in de vorm van rente. In dat geval kun je je wellicht beter wenden tot investeerders of bepaalde borgstellingkredieten, waar de overheid garant staat voor het terugbetalen van jouw financiering aan de bank.

Banken lenen nu eenmaal niet zomaar geld uit en dat is maar goed ook, want anders zou je spaargeld niet veilig zijn. Als je wilt gaan ondernemen is het verstandig om in ieder geval ook eerst je eigen inbreng te regelen. Als jij niet of weinig investeert, geen risico wil lopen, waarom zou de bank dat dan wel moeten doen? Als je op dit moment niets hebt betekent dat dus dat je of moet gaan werken of verkopen, geld verdienen zodat je vervolgens ook kunt laten zien dat er omzet gemaakt wordt. Denk na over hoe je door de eerste periode heen komt als er nog geen klanten zijn en houdt rekening met klanten die laat of zelfs niet betalen. Een bank kan helpen, echter ondernemen moet je zelf doen.

Voor meer informatie lees:
“Ondernemen moet je doen” auteur: Lorraine Vesterink, 2010.

Ondernemen moet je doen
Lorraine Vesterink
– Alle informatie die nodig is om een ondernemingsplan te schrijven.
– Ondernemen moet je DOEN! maakt de vertaalslag van idee naar de onderneming. De methode belicht de onderneming vanuit vier pijlers: de ondernemer, marketing,…Meer
Read More
Bedrijf Starten Tekstblog

Wanneer inschrijven bij de Kamer van koophandel?

Bedrijf starten: Wanneer inschrijven bij de Kamer van koophandel?

In principe zodra je als startende ondernemer “deelneemt aan het economische verkeer” ben je verplicht je bedrijf in te schrijven bij de KvK. Let op: dat doe je ook al met het werven van potentiële klanten! Inschrijven kan vanaf 1 week voor de start van de onderneming tot 1 week erna. Inschrijving in de Kamer van Koophandel kost niet veel, bovendien staan daar ook zaken tegenover.

Het proces van inschrijven
Als startende ondernemer moet je het eigen bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit is de eerste “formele” stap die het officiële start van je eigen bedrijf aangeeft. Je gebruikt hiervoor speciale inschrijfformulieren die je vervolgens ingevuld mee neemt naar het betreffende kantoor van de Kamer van Koophandel om je inschrijving officieel te maken. Let op: je moet wel vaak voortijdig een afspraak maken met het betreffende kantoor in je regio. In de meeste grote plaatsen is een vestiging van de KvK. Op de website van de KvK (www.kvk.nl) kun je het adres vinden van het kantoor in jouw plaats of regio. Ook heb je bij het inschrijven op het kantoor van de Kamer van koophandel een geldig legitimatiebewijs nodig, bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.

Ingeschreven ondernemers betalen elk jaar een bijdrage aan de Kamer van Koophandel. Wanneer je maar een deel van het kalenderjaar staat ingeschreven, betaal je toch de volledige bijdrage. De hoogte van de jaarlijkse te betalen bijdrage is afhankelijk van de omvang en de rechtsvorm van je bedrijf en de bijdrage kan per regio verschillen.

Eenmaal ingeschreven krijg je een uniek identificatienummer van acht cijfers, waarmee je geregistreerd staat in het Handelsregister van alle bedrijven in Nederland. Je moet dat nummer afdrukken op al je uitgaande post. Vraag bij de inschrijving direct een uittreksel aan als bewijs: De Belastingdienst, de bank en leveranciers vragen hier regelmatig om.

Link naar de inschrijfformulieren van de kamer van koophandel:
http://www.kvk.nl/over-de-kvk/uw-inschrijving-bij-de-kamer-van-koophandel/inschrijven-bij-de-kamer-van-koophandel/formulieren-handelsregister/

Nadelen inschrijving Kamer van Koophandel (redenen voor uitstel):
-Werkgever die niet mag weten dat je aan het starten bent;
-Verplicht BTW aangifte doen en administratie voeren;
-Merk/naam bescherming nog niet geregeld.

Voordelen inschrijving Kamer van Koophandel:
– Een KvK inschrijving wekt meer vertrouwen bij potentiële klanten als je kunt laten zien dat je een KvK nummer en BTW nummer hebt;
– Je kunt bij de Kamer van Koophandel allerlei interessante seminars volgen;
– Je kunt voorlichting op maat krijgen;
– Waarom uitstellen? Van uitstel komt afstel.

Read More
1 10 11 12