Category : Administratie

Administratie Bedrijf Starten Lifestyle Tekstblog

De 3 zaken die je moet weten als je jouw bedrijf gaat starten

blog--3-zaken-die-je-moet-weten-als-je-jouw-bedrijf-gaat-starten

Veel startende ondernemers denken dat het starten van een bedrijf een actie is waarbij gezond verstand komt kijken. Als je doet wat iedereen doet, kan het niet mis gaan. Er zijn drie zaken die bijna elke startende ondernemer verkeerd inschat, en daarom dus stopt met zijn of haar bedrijf, voordat het succes pas komt. Dit is natuurlijk zonde van je tijd, geld en energie. Let daarom op dat je bij de start van jouw bedrijf de volgende zaken in ogenschouw neemt:

Read More
Administratie Bedrijf Starten Juridisch

Zaak van de week: met welke juridische aspecten moet men rekening houden bij een bedrijfsoverdracht?

bedrijf-starten-bedrijfsoverdracht

Bij een bedrijfsoverdracht komen veel juridische aspecten mee om de hoek kijken. Immers alvorens het tot een overdracht komt, zullen er onderhandelingen plaatsvinden. Wanneer er vervolgens daadwerkelijk tot de overdracht wordt overgegaan zal er een juridische levering moeten plaatsvinden van de aandelen of activa (voorraden, vorderingen etc).

Er zijn een aantal belangrijke juridische aandachtspunten om rekening mee te houden bij een overdracht van een bedrijf. Voor u hebben wij de belangrijkste op een rij gezet:

Read More
Administratie Bedrijf Starten Geen categorie Persoonlijke Ontwikkeling Tekstblog

Hoe maak je je bedrijf meer waard? – zaken om over na te denken als je jouw eigen bedrijf gaat starten

maakjebedrijfmeerwaard

Bij het opstarten van een bedrijf wordt vaak in het begin niet nagedacht wat de waarde van het bedrijf op het moment is, of wat de doelstelling is over een aantal jaar. Dit is een gemiste kans aangezien het bepalen van de huidige of gewenste waarde van jouw onderneming verschillende voordelen kan opleveren.

Read More
Administratie Inkoop Marketing Sales (verkoop) Tekstblog

De Speed of trust / De Snelheid van Vertrouwen

blog - Speed of trust

In alle relaties is vertrouwen een van de kernwoorden. Vooral in economische relaties, zoals tussen koper en verkoper is de mate van vertrouwen zeer belangrijk. Sterker nog, het gemis van vertrouwen is vaak de oorzaak van het verliezen van een goede deal of klant.

De zoon van Stephen Covey, Stephen M. R. Covey heeft een boek geschreven over vertrouwen, genaamd “Speed of trust”. In zijn opinie is vertrouwen de sleutel tot het slagen van elke relatie; zowel in man/vrouw relaties, vriendschappen, gezinnen, teams, organisaties en regeringen.

De kracht van vertrouwen
Indien vertrouwen wordt ontwikkeld en versterkt, heeft dat het vermogen om ongekende successen en voorspoed in elke dimensie van het leven te creëren. En toch is het, het minst besproken onderwerp in de zakenliteratuur.

“Zonder klantenvertrouwen, doet de rest er niet toe”. Ram Charan, top-manager bij o.a. General Electric, KLM en Bank of America. Auteur van meerdere best sellers.

“Er is één ding gemeenschappelijk in alle individuen, relaties, teams, families, organisaties, naties,
economieën en beschavingen op de hele wereld – één ding dat, indien weggenomen, de sterkste
regeringen, de meest succesvolle bedrijven, de meest welvarende economieën, het meest invloedrijke leiderschap, de beste vriendschap, het sterkste karakter en de diepste liefde vernietigt.
Het is het meest genegeerde en meest onderschatte kans van de huidige tijd: vertrouwen”
Stephen M.R. Covey.

Covey jr. beschouwt vertrouwen dus niet als een soft begrip, maar als een managementeigenschap met meetbare resultaten. Volgens hem vormt het vermogen om vertrouwen op te wekken, te laten groeien en te herstellen bij alle stakeholders (klanten, businesspartners, investeerders en medewerkers) dan ook de kerncompetentie voor leiders (en ondernemers) van deze eeuw.

Snelheid van vertrouwen; de kosten van onbetrouwbaarheid
Volgens Covey zijn er 2 gevolgen bij het ontbreken van vertrouwen in elke (economische) relatie. De snelheid van acties en reacties nemen af bij het gebrek aan vertrouwen. Er moeten zaken op schrift gesteld worden om er zeker van te zijn, dat bepaalde zaken uitgevoerd worden, zoals bijvoorbeeld de betaling van de factuur of het nakomen van de onderdelen uit de overeenkomst.
Wanneer er geen vertrouwen is stijgen de kosten. Al het werk gedaan door juristen en accountants kosten de ondernemingen in Nederland een hoop geld. Denk hierbij aan het opstellen van overeenkomsten, algemene bepalingen en voorwaarden.

Een voorbeeld
Stel: je wilt een auto kopen en de autodealer biedt de auto aan voor EUR 5.000,- Je vind de verkoper er toch wel iets te veel zijn best doen, met andere woorden je vertrouwt het niet. De eerste stap die je neemt om na te gaan of deze auto wel het geld waard is begint in de showroom: “mag ik even onder de motorkap kijken?” Als er niets bijzonders te zien is ga je verder: je wilt een proefrit maken. Onderweg bedenk je dat de auto wel lekker rijdt, toch wil je nog even de bevestiging van een vriend die veel verstand heeft van auto’s. Je belt hem/haar op en laat de auto nakijken: niets aan de hand en je besluit om terug te rijden naar de garage om de auto te kopen.
Toch ben je er niet gerust op, want je vriend(in) is geen echte monteur. Op naar een andere garage en je vraagt deze garage om de auto even goed door te lichten. Deze check kost je EUR 60. Intussen lopen de transactiekosten al aardig op: extra tijd van de verkoper, kilometers en brandstof voor de proefrit, telefoontje en tijd van je vriend(in), professionele check van de andere garage, wat geld kost ook al besluit je straks de auto niet te kopen.
Uiteindelijk kom je gerustgesteld bij de garage. Dan wil je toch zeker een jaar garantie. De kosten hiervoor bedragen EUR 500,-. Alles goed geregeld echter, wat nu als er onderweg iets gebeurd? pech onderweg abonnementje erbij voor EUR 100. Zijn we er dan? Nee! Vervangend vervoer, want mocht het dan voorkomen dat je auto gerepareerd wordt moet je natuurlijk wel kunnen rijden.
EUR 20 meerprijs bij je pech onderweg en dan is het eindelijk zover: je besluit om dan toch akkoord te gaan.
Nu komt de garage wel met de eis dat het bedrag contant wordt voldaan bij aflevering en dat je de auto komt ophalen, want stel je hebt het geld niet. Na een lang gesprek en het tonen van je legitimatiebewijs en het doen van een aanbetaling van EUR 1.000 wil hij de auto dan toch wel bij je thuis afleveren, mits het restant dan direct bij aflevering wordt voldaan. Je wilt dit restant in twee termijnen betalen, de marktrente is 5% echter de garage wil 15% rente.
Uiteindelijk wordt dan de afspraak afgerond op 2x EUR 2.000 binnen 90 dagen tegen 10% rente over het uitgestelde bedrag en laten we zeggen dat de verkoper 2 uur meer dan gemiddeld met deze transactie bezig is en EUR 50 per uur kost. Je eigen uurtarief is ook EUR 50;

Zo zie je dat de kosten voor het overbruggen van het gebrek aan vertrouwen in dit voorbeeld
EUR 1.400 bedragen, (28% van EUR 5.000) namelijk had je als koper EUR 5.000 afgerekend en de auto meegenomen waren beide partijen voordeliger af geweest in fractie van de tijd. De overbrugging van het probleem van gebrek aan vertrouwen is mogelijk met verstrekken van betrouwbare informatie. Er moet extra informatie worden gegeven en bewezen worden (door onafhankelijke experts) dat de auto EUR 5.000 waard is. Had de verkoper de koper niet gerust kunnen stellen dan was de transactie niet doorgegaan en had de koper de auto niet gekocht.

Zelfvertrouwen
Het is logisch dat zelfverzekerdheid een onderdeel is van vertrouwen. Indien je jezelf niet vertrouwd, waarom zouden anderen dat dan wel? Zelfvertrouwen omvat het principe van geloofwaardigheid. De 4 kernzaken om geloofwaardig te worden of blijven zijn:

Integriteit (bent je congruent, doe je wat je zegt dat je doet?)
Dit is veel meer dan alleen ‘eerlijkheid’. Het betekent vooral dat je de moed kunt opbrengen
om te handelen in overeenstemming met je waarden en overtuigingen. Doe jezelf kleine beloftes en kom ze na.

Intentie (wat is jouw agenda? Wat is jouw doel met een relatie?)
Dit heeft te maken met onze motieven en agenda’s die tot uiting komen in ons gedrag.
Vertrouwen groeit als onze motieven duidelijk zichtbaar zijn, als er geen verborgen agenda’s zijn. Spreek je intenties uit. Vertel wat je van plan bent te doen. Vertel waarom je de dingen doet die je doet.

Kunnen (ben je relevant? Heb je genoeg kennis en kunde?)
Talenten, houdingen, vaardigheden, kennis en stijl. De middelen die we nodig hebben om
resultaten te bereiken. Zorg dat je relevant blijft. Een diploma gebaseerd op 4 jaar studie is natuurlijk prima, maar tegenwoordig gaat het veel meer om een diploma gebaseerd op een studie van 4 jaar. Levenslang leren is waar het om draait.

Resultaten (wat is jouw ‘track record’, oftewel wat zijn jouw behaalde resultaten?)
Onze prestaties, het gedaan krijgen van de juiste dingen. Als we niet voor elkaar krijgen wat van ons verwacht wordt, vermindert dit gegeven onze geloofwaardigheid. Neem de verantwoordelijkheid voor resultaten. Het gaat uiteindelijk om de resultaten en veel minder om de activiteiten die daartoe moeten leiden. Als je werkt vanuit die gedachte neemt je creativiteit toe. Als een bepaalde manier van werken niet de bedoelde resultaten oplevert, probeer dan iets anders.

“Er bestaat een tendens in de zakenwereld om burgerschap te verwarren met filantropie. Zij zijn niet hetzelfde ding. Enron was een groot filantroop en het was duidelijk niet een goede burger. Het hart van wereldwijd burgerschap wordt gevormd door ethiek en gedrag. Het begint met hoe een bedrijf denkt over zijn rol in de wereld. Bestaat het alleen maar om zoveel mogelijk geld te verdienen?” Deborah Dunn, Senior Vice President, Hewlett-Packard

Niets is zo snel als vertrouwen. Covey legt een heel duidelijke link tussen vertrouwen, snelheid en kosten: Des te hoger het vertrouwen des te sneller er zaken gedaan kunnen worden en de kosten dalen. Des te lager het vertrouwen, des te langzamer kan er zaken gedaan worden en des te hoger de kosten uit vallen.

Lees meer over dit onderwerp in het boek “The speed of trust” auteur: Stephen M. R. Covey & Rebecca Merill. Nederlandse titel: “De Snelheid van vertrouwen”, 2008.

Read More
Administratie Bedrijf Starten Tekstblog

De Accountant – de sleutel tot succes

Bedrijf starten: De Accountant – de sleutel tot succes

Wat zegt u: succes? Administratie? Wie er een onderwerp kan noemen dat stoffiger, saaier of lager op de prioriteitenagenda van de meeste startende ondernemers staat mag het zeggen? Eigen bedrijf starten en administratie doen? Dat besteed je toch liever zeker weten uit aan een administratie of accountantskantoor? En liefst zo voordelig mogelijk, want dit is slechts een kostenpost en dat niet alleen, ook nog eens een niet zo interessante, behalve dan voor de echte boekhouders en accountants. Die beginnen dan ook een bedrijf in die business.

Deze gedachtegang die ik toch om mij heen in de dagelijkse praktijk veelvuldig tegenkom, – overigens niet alleen bij starters – is de basis voor de opname van dit onderwerp in de top-10 van valkuilen waar startende ondernemingen failliet aan gaan. Maar administratie dat doe je toch alleen omdat het wettelijk verplicht is? En dan liefst het minimale want dit kost geld, al helemaal als je een accountant inschakelt. Wat moet ik hiermee als ondernemer en als starter heb je daar toch helemaal geen tijd voor, dat soort onbelangrijke dingen?

Waarom investeren in administratie?
Even ter vergelijking: grote organisaties besteden miljoenen euro’s aan eigen administratieve afdelingen, adviseurs en accountants om te zorgen dat de administratie en de processen daaromheen op orde zijn. Er wordt aan de accountants gevraagd om een verklaring te geven dat er op basis van het onderzoek dat zij uitvoeren ‘redelijke mate van zekerheid’ is dat de cijfers niet materieel (voor de leken: erg veel) afwijken van de werkelijkheid. De begrippen materialiteit en ‘redelijke mate van zekerheid’ zijn erg belangrijk omdat het niet zinvol is om alles te controleren; tot op de eurocent alles zeker willen weten kost (veel) meer dan dat het aan inzicht oplevert. Vanaf een bepaalde omvang van organisaties is een accountantsverklaring zelfs wettelijk verplicht. En de accountantsverklaring kan meer inhouden dan alleen de verklaring bij de jaarrekening, hierin is vaak ook meegenomen dat de zogenaamde interne controle procedures gewerkt hebben. Dit zijn organisatorische maatregelen en controles in het proces van de vastlegging van administratie. Deze checks waarborgen dat gegevens op een goede manier worden geregistreerd. Daarnaast zorgen interne controles ook dat gegevens juist worden geregistreerd en dat alle gegevens daadwerkelijk worden geregistreerd.

Een simpel voorbeeld hiervan is een typefout bij het invoeren van een factuur: € 10.000 in plaats van € 1.000. De tweede persoon die nakijkt of de factuur goed is ingevuld ziet dat er een fout is gemaakt en deze wordt gecorrigeerd zodat er niet per ongeluk € 9.000 teveel wordt betaald. Dit is een handmatige controle, dezelfde controle kan ook geautomatiseerd verlopen: het computersysteem weigert de invoer van de eerste gebruiker, omdat de factuurwaarde boven de € 2.000 is, wat normaalgesproken in dit proces niet voorkomt.

Meer dan cijfers alleen
Waarom zouden die grote organisaties zoveel moeite doen en zo ontzettend veel geld investeren om de administratie op orde te krijgen? De administratie geeft, mits één en ander goed is ingericht financiële en ook niet financiële informatie welke van belang is om een bedrijf aan te sturen. Met andere woorden als je slim je administratie op zet weet je of je op schema ligt. Het businessplan is hiervoor natuurlijk een minimum vereiste. Dit is het uitgangspunt. Als je je ondernemingsplan hebt opgesteld zou je elke maand of elk kwartaal je werkelijke cijfers ernaast kunnen leggen om te zien of je op schema ligt. Eventueel kun je je plannen onderweg bijsturen, in ieder geval kun je kijken naar de verschillen tussen het plan en de realiteit en een verklaring proberen te vinden voor deze verschillen. Een goede administratie (en wederom wil ik nogmaals benadrukken dat dit zowel financiële als niet-financiële informatie omvat) zorgt er voor dat je weet hoe het er voor staat met je eigen onderneming en kan de basis vormen voor het maken van beslissingen.

Een goede accountant is van groot belang!
Belangrijk vanuit het perspectief van de ondernemer is “Wat neem je op in de administratie?” naast het vastleggen van de onderdelen die verplicht zijn vanuit wet- en regelgeving die op je organisatie van toepassing is kun je ook nadenken over wat de belangrijkste factoren zijn die bepalen of je bedrijf succesvol is en wat en hoe je dat gaat bijhouden. Ook de wanneer vraag is van belang: als je op tijd weet dat er teveel budgetoverschrijding aan zit te komen op een bepaalde kostenpost kun je nog ingrijpen. Een goede accountant kan je hierbij helpen. Deze heren en dames hebben daar flink voor doorgeleerd en een schat aan ervaring vanuit de eigen cliëntenportefeuille. Het gaat daarin niet zozeer om de verwerking van de standaardelementen van de administratie. Het gaat met name om het advies dat ze je vanuit de intensieve opleiding en vele praktijkervaring kunnen geven. Een paar duizend euro extra voor een goede accountant kan je tienduizenden, of misschien een veelvoud daarvan aan financiële missers besparen of je zelfs redden van de ondergang. Ook voor andere zaken als verkoop kan het van belang zijn een accountantsverklaring te hebben, bijvoorbeeld bij de oplage van een publicatie, boek of krant. Je kunt wel roepen dat je een bepaald aantal haalt, met een accountantsverklaring weet je potentiële klant dat het waar is.

Overzicht accountants in Nederland
Er bestaat een complete lijst van alle accountants. Je kunt nagaan wie accountant is op de website van de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (NBA)

Directe link naar het register:
Accountant-Administratieconsulent (AA))
Register Accountant (RA)

Vergunning inzake de wet toezicht accountantsorganisaties (WTA)
Voor het uitvoeren van bepaalde accountantscontroles is een vergunning vereist. Of een kantoor deze vergunning heeft is in te zien in het register van accountantsorganisaties op de website van de autoriteit financiële markten (AFM)

Investeer in een goede registratie van de belangrijke bedrijfskritische zaken in je administratie en zorg dat je van alle belangrijke processen voldoende informatie vastlegt om deze aan te kunnen sturen. Besteed voldoende aandacht aan het zoeken van een goede accountant. Ook als je deze niet direct nodig hebt. Als belangrijke zaken gaan spelen is het prettig als je iemand hebt om mee te sparren die de benodigde kennis en ervaring in huis heeft en wie je kunt vertrouwen.

Read More